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  2. 濟南和盛熱力有限公司合同管理制度

    發布時間:2020-08-31 15:53:47作者:濟南熱力集團

                                                        和盛熱規【2019】X002
        為加強公司各類合同的管理,明確公司各職能部門在合
        同管理工作中的職責權限,以防范和控制合同風險,減少、避免合同糾紛,有效維護公司的合法權益,制定本制度。
        第一章職責權限
        第一條本制度適用于公司對外簽訂的和公司生產經營有關的經濟合同。
        第二條企管人力部為公司合同管理的主管部門,負責公司內部各類合同商務條款的完備性、合法性審查,參與重要合同談判。
        第三條財務審計部作為資金管理與支付部門,負責對合同付款方式與發票開具形式進行審查。
        第四條各職能部門負責本部門業務范圍內合同的談判、技術(專業)條款的起草、審查,并在授權范圍內代表公司簽署合同,監督合同的履行。
        第五條各職能部門負責人對本部門所簽訂合同的真實性、完整性負責,法律顧問有權審查所有合同,禁止任何個人利用合同進行損害公司利益及違法活動。
        第二章合同審核、審批
        第六條合同需嚴格履行《合同會簽審批單》程序。
        (一)董事會授權總經理審批的合同:
        1.換熱站用水、用電合同;
        2.年度計劃中勘察、設計、監理、探傷、技術服務50
        萬元(不含)以下;單筆材料、設備等貨物采購50萬元(不
        含)以下;建筑安裝裝修等工程類50萬元(不含)以下的合同。
        以上合同須按照“經辦部門--企管、財務--分管副總--總經理”流程進行審批。
        (二)董事會授權董事長審批的合同:1.對外合資、合作合同;
        2.與上游熱源單位簽訂的合同;
        3.項目實施過程中對利益相關方補償、賠償的合同;
        4.以到期債權質押及其他對外提供擔保的合同;
        5.對原有協議有重大變更(合同標的額增加10%及以上)的補充合同;
        6.項目管理合同;
        7.年度計劃中勘察、設計、監理、探傷、技術服務50
        萬元(含)以上;單筆材料、設備等貨物采購50萬元(含)
        以上;建筑、安裝、裝修等工程類50萬元(含)以上的合同。
        以上合同須按照“經辦部門--企管、財務--分管副總--總經理--董事長”流程進行審批
        第七條有關規定
        (一)使用我方律師規范合同文本且屬經常采購的物資、與長期合作單位簽訂的合同,可先行簽訂后履行《合同會簽審批單》手續,由外聘律師對合同進行集中審核。
        (二)對外簽訂的打散用戶供熱協議(按面積、按熱量),必須使用我方格式合同文本。
        第八條對合同進行審核的人員,應本著認真負責的態度,對合同中涉及本部門相關專業的條款逐一審核并保留審核記錄。
        第三章合同簽訂
        第九條公司對外簽訂合同,應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行,未經授權,任何人不得以公司名義對外簽訂合同;
        經董事長授權,各部門負責人可做為本部門職責范圍內合同簽訂的代理人,負責代表公司在合同上簽字。簽字需本人親筆簽名,不得蓋章或他人代簽。
        經授權的代理人應具備基本的法律常識,有權在授權范圍內簽訂、變更合同。
        第十條代理人應對對方當事人主體資格、資信狀況、履約能力進行調查,簽訂合同時應審查對方代理人的代理權限,不得與超越代理權限、代理權限終止的人員簽訂合同。
        第十一條合同應當采用書面形式,使用規范的合同文本,具備并明確如下條款:
        (一)當事人的名稱或姓名、住所(二)標的(三)數量(四)質量及技術要求(五)價款或報酬(六)履行期限、地點、方式(七)違約責任(八)解決爭議的辦法。
        第十二條合同經我公司單方蓋章尚未生效又作廢的,責任部門應及時銷毀作廢合同,否則由此引起的糾紛或損失由責任部門承擔。
        第十三條各部門應嚴格按照合同會審流程,將合同交與審核人員時必須附帶《合同會簽審批單》。
        第四章合同變更
        第十四條合同簽訂生效后,無特殊原因不得隨意變更,確需變更的,應積極與對方協商一致。涉及標的額增加、我方合同義務加大、違約責任增加、對方違約責任減輕的變更內容須按合同審批權限經相關人員簽字并蓋章后,簽訂補充協議取代原合同相應條款。
        第十五條補充協議應交檔案室、財務審計部與原合同一并存檔,財務審計部憑合同及補充協議付款、結算。
        第五章合同履行
        第十六條合同承辦人員應及時檢查所簽訂合同的履行情況,做到準確、及時、全面地履行合同,預防合同糾紛,提高合同履約率。
        第十七條對合同各方在合同履行過程中的證據,相關部門應及時收集保存,直至合同履行完畢。
        第十八條對我方不能及時履行的合同,應積極與對方溝通,取得對方理解爭取變更合同履行方式。
        第十九條發現對方具有不能完全履行、及時履行合同的情況時,相關部門應及時報告合同承辦人員并采取措施,必要時行使不安抗辯權、先履行抗辯權、同時履行抗辯權等措施,以減少不必要的損失。
        第六章合同解除
        第二十條合同簽訂生效后,任何人不得隨意解除合同,確需解除的,應報經分管領導并通知法律顧問,采取必要的補救措施,以減少違約責任。
        第二十一條對方提出解除合同或其行為明顯表示將解除合同的,合同承辦人員應及時通知法律顧問,以采取措施減少損失。
        第七章合同專用章管理
        第二十二條公司簽訂合同必須使用合同專用章,合同專用章由綜合辦公室指定專人使用、保管。
        第二十三條合同專用章保管人員應對需蓋章的合同編號及承辦人員登記,對《合同會簽審批單》簽字內容完備的方可予以蓋章。
        第八章合同臺賬及統計報表
        第二十四條合同生效后,有合同業務的部門應有專人管理本部門合同,并建立合同臺賬,對合同編號、標的名稱、
        類別、對方當事人、付款情況、發票開具情況等進行登記,以隨時掌握合同訂立及履行情況。
        第二十五條各部門應同時建立合同履行情況進度表
        (月報),將本月應付款項、應履行的合同義務及時通知相關部門,以減少違約現象的發生。
        第九章合同歸檔
        第二十六條合同依法簽訂后,合同承辦人員應將合同正本及《合同會簽審批單》交檔案室存檔;同時交財務審計部合同正本1份,作為結算的依據。
        第二十七條合同承辦人員應對生效合同逐個建立檔案,與合同相關的附件一并歸檔。
        第二十八條履行完畢的合同,按會計檔案保管期限保
        管。
        第十章獎懲
        第二十九條對在合同簽訂、履行過程中發現對方存在
        重大問題,積極采取補救措施,避免或挽回公司重大經濟損失的,按挽回損失額的5%予以獎勵;
        第三十條合同代理人、經辦人員出現下列情況之一,扣罰責任人500元;給公司造成經濟損失或惡劣影響的,由企管人力部出具處罰意見報董事長批準后執行。
        (一)未經授權或超越職權簽訂合同或在有可能導致公司承擔義務的任何書面材料上(包括但不限于合同、施工簽證、收到條、欠條、出入庫單證等等)簽字;
        (二)為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同,授權委托書;
        (三)應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同;
        (四)其他違反本制度給公司造成經濟損失的行為。第三十一條簽訂或履行合同中存在失誤導致對方提
        起訴訟的,扣罰部門200元,因部門無法預料或決定的客觀原因除外。
        第十一章附則
        第三十二條本制度經公司董事會審議通過后下發,自下發之日起執行。
        合同簽訂流程管理辦法
        為加強公司各類合同管理,明確公司各職能部門的職責權限,理順合同簽訂流程,防范和控制合同風險,避免、減少合同糾紛,有效維護公司的合法權益,特制定本管理辦法。
        本管理辦法中的“合同”是指對外簽訂的與公司生產經營有關的經濟合同,包括但不限于開戶協議、用熱協議、施工、設備材料采購、監理、設計、審計、探傷、測繪、勘察、招標及其他合同,以下簡稱“合同”。
        凡與公司簽訂合同的對方當事人(以下簡稱‘乙方’)必須為經過招標或比價確定的單位(開戶協議、用熱協議等除外),各歸口管理部門須對乙方的各項資質進行審核,并留存加蓋乙方公章的全套資質復印件及乙方法定代表人對其授權委托代理人的授權委托書。各類合同必須在顯著位置注明合同名稱、合同編號及雙方單位的全稱等信息,經簽訂雙方加蓋合同專用章(或公章)、法定代表人或其授權委托代理人親筆簽名并加蓋騎縫章后視為生效。
        第一條合同樣本
        各類合同樣本由歸口管理部門負責起草,經公司相關部門討論審議后由分管副總、總經理、董事長審批通過,為公司合同樣本。對于外單位起草的合同樣本,由歸口部門負責初步審核,經公司相關部門討論審議后由分管副總、總經理、董事長審批。
        第二條合同審批、審核
        各職能部門負責本部門業務范圍內合同的談判,對本部門所簽訂合同真實性、完整性負責,法律顧問有權審查所有合同,禁止任何個人利用合同進行損害公司利益及違法活動。
        合同簽訂前須履行《合同會簽審批單》程序,經辦部門審核→財務審計部審核→企管人力部審核→分管副總審核
        →總經理審批→董事長審批。
        使用公司合同樣本且屬經常采購的物資、與長期合作單位簽訂的合同,可先行簽訂后履行《合同會簽審批單》程序,由外聘律師對合同進行集中審核。
        第三條合同簽訂流程
        經有關部門及公司領導審批通過的合同,由歸口管理部門加蓋公司騎縫章后交乙方,乙方簽字蓋章后歸口管理部門審核乙方所蓋合同章(或公章)及乙方在合同上簽字的法定代表人或其授權委托代理人與備案資質是否一致,審核無誤后方可簽字并加蓋公司合同章,視為合同生效(合同簽訂過程中嚴禁各部門在乙方未簽字蓋章前先行簽字加蓋公司合同章或將可編輯的電子版合同發送給乙方)。
        我方留存合同應為至少一式三份,分別由歸口部門、財務審計部及綜合辦公室歸檔,歸口管理部門須建立合同統計臺賬,對所簽合同的乙方、標的額、簽訂日期、付款等信息登記備案。
        第四條合同的履行、變更及作廢
        合同歸口管理部門與執行部門應負責合同履行過程中的監督管理,對合同履行過程中的證據及時收集保存,發現對方具有不能完全或及時履行合同的,執行部門應及時報告歸口管理部門并采取相應措施,以減少不必要的損失。
        合同簽訂后,原則上不允許變更、作廢,遇特殊情況確需變更的(包括但不限于涉及標的額增加、我方合同義務加大、違約責任增加、對方違約責任減輕等內容)歸口管理部門應報送紙質版變更申請(加蓋部門章)并經公司領導審批通過后,簽訂補充協議取代原合同相應條款。補充協議作為原合同不可分割的一部分,簽訂后交相關部門留存。
        遇特殊情況合同需作廢的,歸口管理部門應充分考慮合同作廢后對我方造成的不利影響及損失,最終確定合同是否作廢。已確定作廢的合同,歸口管理部門應報送紙質版作廢申請(加蓋部門章)并經公司領導審批通過,同時乙方應提供加蓋公章及法定代表人或其授權委托代理人簽字的合同作廢聲明,后在合同簽訂雙方的每一份合同的每一頁的顯著位置加蓋作廢章,視為合同作廢。
        其他未盡事宜,參見《濟南和盛熱力有限公司合同管理制度》。


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